Abnahme im laufenden System: wann ein Stück Software als geliefert gilt

Die Abnahme ist die Erklärung des Bestellers, dass er das gelieferte Werk im Wesentlichen als vertragsgemäß billigt. Sie ist der Wendepunkt eines Werkvertrags: Ab diesem Moment wird die Vergütung fällig, die Gefahr geht über, die Beweislast dreht sich und die Verjährung für Mängel beginnt zu laufen.

Abnahme nach § 640 BGB: was sie auslöst

Das Gesetz knüpft an diesen einen Vorgang vier Folgen, und jede davon verändert die Lage der Parteien spürbar:

• Fälligkeit. Die Vergütung wird geschuldet, nicht schon mit der Fertigstellung, sondern mit der Billigung.
• Gefahrübergang. Geht das Werk danach unter oder verschlechtert es sich ohne Zutun des Auftragnehmers, trägt das der Besteller.
• Beweislast. Vorher muss der Auftragnehmer zeigen, dass er mangelfrei geliefert hat; danach muss der Besteller den Mangel darlegen.
• Verjährung. Ab hier läuft die Frist für Ansprüche aus der Mängelhaftung nach § 634 BGB.

Wer ohne Erklärung weiterarbeitet, verschiebt diese Folgen nicht, er verwischt sie nur: Im Streitfall wird nachträglich rekonstruiert, wann das Werk gebilligt wurde.

Der Prüfrahmen: neue Funktion und unveränderter Bestand

Prüfbar ist nur, was vor dem Start in Sätzen steht, die zwei Personen gleich lesen. „Die Erfassung läuft rund“ ist kein Kriterium; „ein Auftrag mit Position, Foto und Unterschrift wird auf dem kopierten Datenbestand vollständig gespeichert und erscheint in der Fachanwendung im Vorgangsprotokoll“ ist eines.

An Software, die bereits betrieben wird, kommt eine zweite Hälfte hinzu, die bei Neubauten fehlt: die Liste der Abläufe, die sich nicht verändern dürfen. Sie wird vor dem Umbau festgehalten und nach jeder Lieferung erneut durchlaufen. Ohne diese Liste gibt es keinen Maßstab dafür, ob eine beobachtete Nebenwirkung neu ist oder schon immer bestand. Woraus solche Sätze hergeleitet werden, beschreibt die Leistungsbeschreibung.

Die Kriterien entstehen nicht am Tag der Übergabe, sondern vor dem ersten Eingriff. Wer sie erst formuliert, wenn das Werk fertig ist, verhandelt bereits über Geld statt über Technik — und beide Seiten erinnern sich unterschiedlich daran, was ursprünglich gemeint war.

Übergabe in Etappen am laufenden System

Ein Umbau am Kern wird selten in einem Zug übergeben. Üblich sind Teilabnahmen: Modul für Modul, Schnittstelle für Schnittstelle, jeweils mit eigenem Prüfrahmen. Das hat einen praktischen Grund — ein Teil, das seit Wochen im Betrieb läuft, lässt sich nicht mehr sinnvoll gemeinsam mit dem Rest bewerten.

Zwei Werkzeuge halten das beherrschbar. Ein Schalter im Programm erlaubt, das neue Teil für einen Kreis von Nutzern einzuschalten und bei Bedarf wieder zurückzunehmen. Und der Parallelbetrieb lässt Altes und Neues eine Zeit lang nebeneinander laufen, sodass sich Ergebnisse vergleichen lassen, bevor das Alte abgeschaltet wird. Restpunkte werden im Protokoll vermerkt und beseitigt, ohne dass die Übergabe daran scheitert.

Jede Etappe bringt ihren eigenen Prüfrahmen mit und verweist nicht auf die nächste. Sonst entsteht eine Kette halb fertiger Stücke, die sich erst am Schluss gemeinsam bewerten ließe — genau das sollte die Zerlegung verhindern. Ein Stück, das übergeben wird, ist für sich nützlich und für sich prüfbar.

Wenn niemand unterschreibt: Billigung und Fiktion

Eine Erklärung muss nicht ausdrücklich erfolgen. Wer das gelieferte Teil in den täglichen Betrieb nimmt, Rechnungen damit schreibt und keine Einwände erhebt, billigt es durch sein Verhalten. Daneben steht die gesetzliche Fiktion: Setzt der Auftragnehmer nach Fertigstellung eine angemessene Frist und verweigert der Besteller die Erklärung nicht unter Angabe wenigstens eines Mangels, gilt das Werk als gebilligt.

Für beide Seiten ist das ein Grund, den Übergang schriftlich festzuhalten. Der Besteller verliert sonst Zeit für die Prüfung, der Auftragnehmer hat keinen belegbaren Beginn der Verjährung.

Wie wir die Abnahme vorbereiten

Wir schreiben die Kriterien in das Angebot, bevor gearbeitet wird: je Etappe ein Liefergegenstand, die Sätze, an denen er geprüft wird, die Liste der Abläufe, die unverändert bleiben, und eine Kopie echter Daten als Grundlage. Geprüft wird gemeinsam, das Ergebnis kommt in ein Protokoll mit Restpunkten. Wie ein Umbau am Kernsystem dadurch in übergebbare Stücke zerfällt, steht auf der Seite Softwareentwicklung am laufenden Kernsystem.